Ask for a new appointment — German letter template

Use this if you can’t come. Send it before the appointment and add proof if you can (for example a doctor’s note).

What the letter says

You invited me to an appointment. Unfortunately I can’t come because [reason]. Please give me a new appointment.

The letter in German

Fill in the parts in [brackets], print, sign and send it by post. Keep a copy.

[Ihr Vorname Nachname]
[Ihre Straße und Hausnummer]
[Ihre PLZ und Ihr Ort]

[Name der Behörde oder Firma]
[Adresse aus dem Brief]

[Ihr Ort], [DD.MM.YYYY]

Bitte um einen neuen Termin

Sehr geehrte Damen und Herren,

Sie haben mich am [TT.MM.JJJJ] um [Uhrzeit] zu einem Termin eingeladen.
Leider kann ich diesen Termin nicht wahrnehmen, weil [Grund, zum Beispiel: ich krank bin / ich an diesem Tag arbeite].
[Einen Nachweis lege ich bei.]

Bitte geben Sie mir einen neuen Termin.

Mit freundlichen Grüßen


[Unterschrift]
[Ihr Vorname Nachname]

When you check your own letter with Briefly, it fills in the date, reference numbers and amounts for you.